IT委外不委外?

撰文者:QITO 發表日期:2011/06/23
IT資訊委外 企業的電腦是否也該養成好習慣、也需定期保養呢?

自從1995年Internet引進台灣至今,中小企業使用電腦這個生財器具已是普遍的了。只是有些企業電腦雖是老舊,但用起來就像開新的車一樣順暢;而有的企業雖是買新電腦,用起來卻像開老爺二手車一樣,不順暢還頻故障。

開車大家都知道要有好的開車習慣、還要定期保養。但是企業的電腦是否也該養成好習慣、也需定期保養?不做有沒有差?如果要做是該誰來做呢?該聘請專職IT人員?或需委外?筆者來為大家做個分析。

IT混亂的來源

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講到用電腦有什麼好處,大家或能朗朗上口。但一提到電腦會有什麼混亂現像時,大部份的人都只知「中毒」、「當機」,實際上還有更多現像。筆者列舉一些常見的現像,以及對企業的影響。如下:

  • 中毒、當機:經常當機是個明顯的徵兆,容易被發現及被處理;中毒則分兩種:比較明顯的中毒會被發現,但另一種是電腦中毒了卻不容易被發現。
  • 垃圾郵件:垃圾郵件是不知不覺的侵蝕了企業同仁的工作效率。垃圾郵件有三種危害效率的地方:
    1. 有垃圾郵件:花時間去看垃圾郵件,進入廣告世界、或讓病毒從垃圾郵件裡進來;或需要花時間刪除垃圾郵件。
    2. 正常郵件誤判:正常信件被歸到垃圾郵件裡,造成業務上的損失;或是擔心郵件被誤判,需花時間常常去垃圾郵件夾檢查。
    3. 防垃郵程式不聰明:常常要去標示這是垃圾郵件,但卻一直還有新的垃圾郵件來源,標都標不完。
  • 感染蠕蟲:蠕蟲不易被發現,但卻能夠讓網路不知不覺的變慢。在不知不覺中偷偷的侵蝕工作效率。
  • 電腦變慢:電腦用久了、不知不覺裝了很多小程式,也會逐漸變慢。
  • 沒效率的協同運作:企業很容易因不瞭解IT,未能在現有設備下充份發揮,而造成許多沒有效率的協同運作。這些都很小點,但一點點、一點點...累積起來就很大點。比如:
    1. 繞一圈寄檔案:明明就做在隔壁,卻透過E-Mail繞到Yahoo一圈再寄回來。「等」是一個時間浪費、無意間上網看廣告又是一個時間浪費、還得去處理垃圾郵件...
    2. 癡癡的等檔案:要等同事的檔案,人家給你了,你卻不知道,還癡癡的等...
    3. 客戶來電留言:留了一張小紙條在他桌上,無法即時傳達、還可能小紙條被風吹走了...
  • IT欠缺稽核:IT欠缺稽核會無型中增加團隊運作中的衝突或無謂的協調時間。

這些造成企業的損失往往不易被查覺,但嚴不嚴重呢?

10人公司每年損失50萬

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流暢-IT致勝的關鍵 IT運作效率關係到企業的運作成本

筆者參考造近幾年實際服務客戶的記錄與觀察,上述問題可能對每一位工作同仁造成工作效率的損失,如下估計:

中毒、當機 未處理前每天多花5分鐘
垃圾郵件 撈信、判垃郵、重傳,每天估計需20~60分鐘
感染蠕蟲 網路存取變慢,每天估計多花20~60分鐘
電腦變慢 電腦自然變慢,使用電腦每天多花30~60分鐘
沒效率的協同運作 每天多花20~60分鐘
IT欠缺稽核 增加團隊工作與協調時間,嚴重每天花一小時
拖累電腦運作效率 很無奈,以為電腦就是這樣,覺得也沒有辦法

這些累積起來,就造成每人每天一個小時工作上的拖累。這些拖累換算成金錢的損失,對十人的公司,一年就高達新台幣50萬元。這50萬是誰買單了呢?或許老闆買單了(無意間增加成本、或效率不佳)、也或許是同仁買單了(延遲下班時間)。

只是大家也很無奈,以為電腦就是這樣,覺得也沒什麼辦法。

精明的老闆會重視這一點:或許得調整工作習慣、或許需善加保養裝備、或許添加潤滑油、或許該增換零件...。但總得有人去做,那應該由誰來做呢?

IT,誰來做?

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  效益 成本 衍生的問題
使用者自己做 不需額外增聘人員或廠商 每位同仁都要花很多時間學習IT技術 同仁有沒有落實的稽核問題,這些稽核工作相當細微,仍得有專業人員來做才行
聘請專職專業的IT人員 企業IT問題能獲得最快速、最完善的處理 每一位專職專業的IT人員,一年成本需100萬台幣。(薪津、獎金、勞健退、培訓、設備...) (1)人員聘任上需花心思考核其專業之適用性;(2)長期上:容易欠缺專業訓練、欠缺專業同仁的抵勵...而逐漸退步
找公司內較熟電腦的人來兼任 有專人管起碼能有個權責單位 工作時間成本,專業訓練成本(專業訓練還滿昂貴的) 電腦熟跟企業IT技術熟是兩碼子的事,若未能有專業IT公司的協助,則易造成半桶師做事的問題
委聘專業資訊委外公司 專業IT人員,技術成熟度高,問題能處理的較深、效果也更佳 聘任成本 彼此信任的問題。預算不足也會讓IT委外公司難以充份的深入瞭解與處理問題,造成成效不足

IT誰來做?坦白說並沒有一定的優勝劣敗,端視企業不同時期的條件而言。但一個穩定的、長期的IT環境,對企業的發展與穩定是很有必要的一件事。

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